RVK – Sichere Druckstrategie zahlt sich aus

Über eine Million Menschen verlassen sich auf die Leistungen und Zahlungen der Rheinischen Versorgungskassen (RVK). Schwachstellen bei IT-Sicherheit und Datenschutz kann sich Dirk Erdmann nicht erlauben – überzogene Budgets für die Druckflotte der über 400 RVK-Mitarbeiter auch nicht. Warum sicherheitskonforme Konfiguration, regelmäßige Firmware-Updates und die Versorgung mit Tinte, Toner und Ersatzteilen für den stellvertretenden IT-Leiter trotzdem kein Thema mehr sind: das Beispiel einer intelligenten Druckstrategie.

Die verwendeten Produkte und Lösungen finden Sie am Ende des Textes.

Hier erfahren Sie, welche Elemente den Erfolg der Druckstrategie bei den RVK ausmachen.

Herausforderungen & Projekterfolge

Was die Druckstrategie der RVK so erfolgreich macht

Die RVK stehen unter dem gleichen Druck wie andere öffentliche Einrichtungen und private Unternehmen: Die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit und Sicherheit der IT wachsen in rasantem Tempo, während die Budgets dafür bestenfalls stagnieren. Entsprechend stellen sich den RVK die gleichen Herausforderungen wie allen anderen Betreibern großer Druckflotten.

Dass Dirk Erdmann, stellvertretender IT-Leiter und Datenschutzbeauftragter der RVK, das Thema Drucken gelassen sieht, liegt vor allem daran, dass er strategisch vorgeht: Für ihn stehen nicht einmalige, kurzfristige Einsparungen bei der Anschaffung im Vordergrund; es geht ihm vielmehr darum, Prozesse zu verbessern, um langfristig den Aufwand zu reduzieren und Kosten zu sparen. Dies gelingt nur, wenn man die gesamten  Betriebskosten (TCO – Total Cost of Ownership) einer Druckumgebung betrachtet – auf der Ebene des Geräts, des Verbrauchsmaterials und der Administration. Die Strategie der RVK bringt die zentralen Aspekte auf den Punkt:

Schritt 1: Gezielte Herstellerauswahl

Schritt 2: Optimierte Verbrauchsmaterialprozesse

Schritt 3: Umfassendes Sicherheitskonzept mit hard- und softwarebasierten Lösungen

Schritt 4: Zentrales Flottenmanagement

Geräte von HP bilden die Grundlage für zukunftssicheres Drucken

Wer wie die RVK die Verantwortung für finanzielle Leistungen und Anwartschaften von rund einer Million Menschen trägt, kann sich in der IT keine Überraschungen oder gar Ausfälle erlauben.

„Wir brauchen einen grünen Haken hinter dem Thema Druck", sagt Dirk Erdmann, stellvertretender IT-Leiter und bei den RVK verantwortlich für das Thema Drucken. Deshalb setzte er früh auf den Marktführer HP und baute konsequent eine reine HP-Druckflotte auf, die sich mit der kostenfreien, herstellereigenen Software bequem zentral verwalten ließ.

Wie weitsichtig diese Entscheidung war, zeigte sich, als vor einigen Jahren die Diskussion über die Sicherheit von Druck- und Bildbearbeitungsumgebungen ins Rollen kam. Viele Unternehmen und Organisationen kamen ins Schwitzen, weil sie beim Kauf ausschließlich den Geräte- bzw. Seitenpreis berücksichtigt hatten. Nun mussten sie feststellen, dass sie massive Sicherheitslücken mitgekauft hatten, die bei vielen Geräten nachträglich nicht zu schließen waren.

Die RVK hingegen profitierte von konsequenten Sicherheitsupdates des Herstellers und den jeweils neuesten Sicherheitsfeatures bei Zukäufen.

H&G eDruckmanagement: Wenn sich der Drucker selbst um die neue Patrone kümmert

Aggressives Marketing für billige Tinten und Toner verstellt den Blick darauf, dass (Zusatz-)Kosten für Verbrauchsmaterial wesentlich mehr umfassen:

Das H&G eDruckmanagement sorgt bei den RVK dafür, dass nur bestellt wird, was wirklich benötigt wird. Die Software überwacht dauerhaft den Füllstand der Patronen und Kartuschen. Sinkt er unter einen bestimmten Wert, löst das Druckertool automatisch eine Bestellung aus. So ist immer rechtzeitig Nachschub da, wenn er gebraucht wird. Die Lagerhaltung bei den RVK entfällt. Für jedes Gerät ist eine eigene Lieferadresse mit der genauen Position im Gebäude hinterlegt, so dass jede Lieferung zuverlässig und schnell beim richtigen Gerät landet.

Mit Verbrauchsmaterial von H&G können die RVK sicher sein, stets einwandfreie Original-Supplies des Herstellers zu erhalten. Die RVK profitieren mehrfach: automatische, bedarfsgerechte Lieferung von Verbrauchsmaterial zu günstigen Preisen, kein Bestell- oder Lageraufwand und Schutz vor gefälschten Produkten. „Regelmäßige Preisvergleiche mit anderen Anbietern zeigen uns, dass wir bei H&G dauerhaft günstige Preise erhalten", stellt Dirk Erdmann fest.

Zentrales Flottenmanagement: Zwei Tools halten den IT-Administratoren den Rücken frei

Drucker und MFP verfügen über die gleichen sicherheitsrelevanten Eigenschaften wie Clients. Deshalb verwalten und überwachen die RVK ihre Drucklandschaft genauso wie ihre übrige Infrastruktur: zentral. Anstatt an jedem Gerät einzeln Konfigurationen vorzunehmen, geben die Administratoren alle Geräteeinstellungen über die Software HP Web JetAdmin zentral aus. Gleichzeitig haben sie so jederzeit den Status aller Mitglieder der Geräteflotte im Blick.

Um die Sicherheit kümmert sich der HP JetAdvantage Security Manager: eine Software, die dauerhaft prüft, ob die vorgegebenen Einstellungen der Geräte eingehalten werden. Bei Bedarf sorgt die Software automatisch dafür, dass die Einstellungen auf die vorgegebene Norm zurückgesetzt werden.

Während seine Administratoren durch die zentrale Verwaltung im Alltag viel Zeit sparen, profitiert Dirk Erdmann als Datenschutzbeauftragter zusätzlich von den Auditberichten des Security Managers.

Pull-Print-Lösung vermeidet unnötige Ausdrucke und schützt sensible Dokumente

Zusätzlich zum Schutz gegen Angriffe von außen sichern die RVK ihre Flotte mit Hilfe der Pull-Print-Lösung NuanceSafeCom G4 gegen interne Datenverluste. Druckaufträge landen zunächst in einer virtuellen Warteschlange und sind nicht einem bestimmten Gerät zugeordnet. Sobald er seine Ausdrucke benötigt, authentifiziert sich der Mitarbeiter am gewünschten Gerät und ruft seinen Auftrag ab. So genießen die Mitarbeiter maximale Flexibilität. Gleichzeitig wird sicher verhindert, dass Dokumente herrenlos in Ausgabefächern liegen und schlimmstenfalls in die falschen Hände geraten.